Для проведения конференций, семинаров и тренингов нужно большое, просторное помещение. Современное оборудование и мебель сделают пребывание в нем комфортным для всех участников, но хороший организатор должен предусмотреть все моменты, в том числе и местоположение объекта.
Самые удобные помещения — в центре города. Как правило, здесь проходят основные магистрали, к ним легко добраться из любого района, от вокзала или аэропорта. Единственный минус — высокая стоимость аренды. Иногда залы в пригороде выходят дешевле даже с учетом оплаты транспорта для участников.
Следующее, что должно вас волновать — вместимость. Сколько человек будет присутствовать на мероприятии? Выбирайте зал, рассчитанный на чуть большее количество мест, чем заявлено участников. В слишком больших помещениях неудобно работать, зал кажется полупустым. В слишком маленьких — тесно гостям.
Позаботьтесь о питании и напитках. В течение всего мероприятия в свободном доступе должны быть вода, сухие закуски. Если конференция длится долго, имеет смысл устроить 1-2 кофепаузы. Если снять конференц-зал в Москве при ресторане, питание может входить в стоимость аренды.
Требования к оборудованию помещения:
- Картинка. Для демонстрации видеоклипов, презентаций и прочих материалов вам понадобятся проекторы, ЖК-дисплеи, плазменные панели и многое другое. При осмотре помещения обязательно проверьте работу приборов и уточните, можно ли подключить дополнительные.
- Звук. Чтобы вам не приходилось напрягать связки, нужно звуковое оборудование. При этом оно должно и усиливать громкость, и обеспечивать четкость воспроизведения. Слова выступающего должны равномерно разноситься по всему залу, особенно если это большое помещение.
- Связь. Телефон, факс, доступ в интернет помогут вам общаться не только с присутствующими, но и устраивать телемост с отдаленными филиалами, лекторами из-за рубежа.
- Дополнительное оборудование. Проверьте работу освещения, кондиционеров, осмотрите мебель и т. д.
Важным этапом конференции является рекламное сопровождение: плакаты и логотипы, афиши и стенды помогут вашим гостям лучше узнать о предмете встречи.